開示対象保有個人データ又は第三者提供記録の開示に関する事項の周知に関して、知りたい旨の申出をされた皆様に、当社の定めにより以下にご説明いたします。
東京都新宿区大久保２－２－１２
エスコ・ジャパン株式会社 代表取締役 李顕庫
１．個人情報保護管理者
個人情報保護管理者 SI事業部マネージャ 電話：03-3204-2485
２．保有個人データの利用目的
1)従業者等の場合
・人事労務、福利厚生、社会保険、年末調整、税務申告、給与支払い、助成申請、入退管理と必要な内外連絡
・外部との連絡のため従業者が自身の名刺を提供する
・個人情報又は第三者提供記録の開示等の一連の処理の対応
・役員については、役員及び株主情報として法令に基づき公開
2)応募者及び問合せ者の場合
・皆様側からの個人情報又は第三者提供記録の開示等一連の処理対応（問合せ者、応募者）
・各種情報（セミナー・イベント・企業説明会やホームページの案内等）のご案内ならびにお申込受付
・皆様からの連絡に対する回答（問合せ者、応募者）
・応募者の採否の検討（応募者）
3)取引先の場合
・受注業務の開発～納品のため連絡及び関連資料の授受
・業務連絡、支払請求
・製品カタログ及びＰＲ資料の送付
・苦情問合せに対する回答
・個人情報の開示等一連の処理
・入退管理含めた取引先の管理
4)株主の場合
・株主名簿を請求された第三者に提供、社内での横置き閲覧（「会社法」に基づく）
・株主総会で配付する事業報告書に利用
・株主との連絡
・個人情報の開示等の処理対応
３．開示などの求めに応ずる手続き
個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去又は第三者への提供拒否の申出手続きを以下に説明いたします。
1)連絡先
東京都新宿区大久保2丁目2番12号 VORT東新宿6Ｆ
管理部 苦情窓口 電話：03-3204-2485
2)ご提出いただく書類
連絡を受けた後5日以内に弊社より「申出書」を同封しますので、ご記入のうえ、郵送にて1)項連絡先まで送付をお願いいたします。
3)ご本人又は代理人のご確認方法
申出に際し下記の申出者確認をいたします。申出者がご家族の場合は、可能な場合に本人にその旨を確認した後に対応させていただきます。なお、申出を行える代理人は、未成年者又は成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した代理人に限ります。
・電話による確認。
・必要な場合は免許証、健康保険証等での確認。
代理人については下記の書類を確認させていただくことになります。
・未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを証明する書類
・開示などを求めることにつき本人が委任した代理人であることを証明する書類
4)回答
申出書を受けた日から30日以内に、苦情窓口の担当者より回答いたします。
開示方法は、書面又は申出者が希望した方法によります。また、希望により個人情報の取得先と取得方法についても開示いたします。
5)個人情報関連の提供の費用
利用目的の開示及び個人情報の開示に係る書面の交付に要した費用は、申出者の負担とし、通信費及び書類作成費を含め￥1,000を請求させていただきます。1,000円分の郵便切手を提出書類と一緒にご同封ください。
当社への郵送料はご本人様にてご負担ください。徴収方法は別途相談させて頂きます。また、その他の書面の交付費用については、別途相談させていただきます。
４．保有個人データ又は第三者提供記録の開示等に関する苦情・お問い合わせ窓口
お問い合わせは以下にお願い致します。
窓口：管理部 苦情窓口 電話：03-3204-2485
５．認定個人情報保護団体
当社は、「認定個人情報保護団体」への登録事業者です。当社の対応に対して疑問がある場合、或いは当社に問い合わせすべきか判断できない場合等は、下記の連絡先に直接お申し出下さい。
団体名：一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
苦情申出先：0120-700-779
保有個人データの安全管理のために講じた措置
保有個人データを取扱うにあたって、次の通り安全管理措置を講じます。
（基本方針の策定）
個人データの適正な取扱いの確保のための個人情報保護の基本方針を策定しております。
（個人情報の取扱いに係る規程の整備）
個人情報の取得、利用、保有、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、その取扱方法等を定めております。
（組織的安全管理措置）
個人情報を取り扱う従業員および当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化しています。
法や個人情報保護規程に違反している事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
（人的安全管理措置）
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
（物理的安全管理措置）
従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、
権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
（技術的安全管理措置）
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。